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Vermieter sind zuständig für die Pflege des Gebäudes und des Grundstücks. Hierfür kann sich der Vermieter an eine externe Hauswartsfirma wenden, die im Rahmen der Pflege und der Wartung eines Gebäudes verschiedene Dienstleistungen anbietet. Auch kann der Vermieter anfallende Arbeiten in Eigenleistung ausführen. Ein festangestellter Hausmeister, z.B. auch ein Mieter des Hauses, bringt organisatorische, zeitliche und letztlich auch finanzielle Vorteile. Oft ist er der direkte Ansprechpartner der Mieter.
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Welche Tätigkeiten des Hausmeisters bzw. des Hauswarts sind eigentlich erfasst und dürfen zulässig auf den Mieter umgelegt werden?
Die Hausmeisterarbeiten sollten die Wirtschaftlichkeit des Gebäudes verbessern und orientieren sich an den ortsüblichen Hausmeisterkosten in der Region. Zu diesen Arbeiten gehört auch die Hausreinigung, bei der der Hausmeister die Verwendung von Putzmitteln und Reinigungsmaschinen koordinieren kann.
Zu den klassischen Hausmeisteraufgaben zählen die Kontrolle der Heizungsanlage im Gebäude, die Reinigung der Treppen oder die Pflege des Grundstücks. Ein Hausmeister befreit im Winter die Gehwege vom Schnee und führt Wartungs- und kleine Reparaturarbeiten aus. Zudem achtet er darauf, dass die allgemeine Hausordnung eingehalten wird. Für die Reinigungsarbeiten kann der Hausmeister auf professionelle Gebäudereinigung, Putzmittel und Maschinen zurückgreifen.
Viele Vermieter fragen sich, welche Arbeiten auf Mieter in der jährlichen Nebenkostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Vermieter müssen mit den Mietern eine klare Vereinbarung treffen und festhalten, welche Arbeiten Teil der Nebenkosten sind.
Grundsätzlich kann der Eigentümer alle relevanten regelmäßig anfallenden Kosten der Hausmeisterarbeiten gemäß § 2 Nr. 14 BetrKV auf den Mieter umlegen.
Zu den umlegbaren Kosten für den Hauswart gehören gemäß § 2 Nr. 14 BetrKV,
die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach § 2 Nr. 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden.
Somit dürfen alle Hausmeisterkosten umgelegt werden, um das Gebäude zu pflegen, zu warten und zu reinigen (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Hierzu zählen “körperliche” Arbeiten, wie Reinigung und Pflege des Treppenhauses, Säubern der Gehwege, Gartenarbeit, Schneebeseitigung und die Wartung des Fahrstuhls. Zudem kümmert sich ein Hauswart z.B. auch um die Wartung der Heizungsanlage.
Das bedeutet auch, sobald der Hausmeister auch Tätigkeiten ausführt, die unter andere Nebenkostenpostionen (§ 2 Nr. 2 bis 10 und 16) fallen, sind diese Kosten zwar in der Nebenkostenabrechnung umlegbar, dürfen aber nicht doppelt abgerechnet werden.
Ist der Hausmeister hier tätig, gilt dies als mit der Vergütung abgegolten und eine extra Abrechnung der Nebenkostenpostion ist insoweit unzulässig.
Für die genaue Berechnung des Anteils der umlagefähigen Kosten ist in der Praxis meist eine Schätzung des prozentualen Anteils erforderlich. In Streitfällen hat der Vermieter den umlagefähigen Anteil der Hausmeisterkosten nachvollziehbar darzulegen und zu beweisen.
Wichtig: Die Kosten für den Hauswart dürfen nur umgelegt werden, wenn der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit eingehalten ist (BGH WuM 2004, 292)
Schaltet der Vermieter eine Hausmeisterfirma ein, muss er dieses Gebot beachten (AG Köln WuM 99, 466). Die Kosten des beauftragten Unternehmens dürfen nicht doppelt so hoch wie die von Konkurrenzunternehmen sein.
Manche Kosten sind nicht Teil der Nebenkostenabrechnung und dürfen dort nicht aufgeführt werden. Schönheitsreparaturen, Wohnungsbesichtigungen oder Wohnungsübergaben, die Malerarbeiten an Zäunen oder Wänden oder typische Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten sind keine umlegbaren Kosten.
Weitere Punkte sind Verwaltungskosten, Botengänge oder der Kontakt zwischen Hausmeister und potenziellen Mietern. All diese Punkte müssen vom Vermieter selbst übernommen werden.
Hinweis: Bei Gewerberäumen können jedoch sehr wohl auch die Instandhaltung- und Verwaltungsarbeiten in der Nebenkostenabrechnung je nach mietvertraglicher Vereinbarung auf den Gewerbemieter umgelegt werden.
Sollte der Hausmeister auch Tätigkeiten übernehmen, die zu den Aufgaben eines Pförtners, Concierges oder Wachschutzes gehören, sind die dafür entstandenen Kosten nicht als Hausmeisterkosten umlegbar, da diese gemäß § 2 Nr. 17 BetrKV zu den sonstigen Betriebskosten gehören und eindeutig im Mietvertrag vereinbart sein müssen.
Zudem ist es nicht zulässig, dass der Vermieter alle Aufwendungen, die durch die Dienstleistungen eines Hausmeisters entstehen, pauschal als Nebenkosten abrechnet, da hier ganz klar umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten voneinander abgegrenzt werden müssen.
In einigen Abrechnungen kommt es vor, dass Kosten für einen Hausmeisterdienst abgerechnet werden, obwohl kein Hauswart angestellt ist oder die Mieter diesen nie im Haus gesehen haben.
Natürlich dürfen die Kosten nur in Rechnung gestellt werden, wenn die Tätigkeiten auch durchgeführt wurden und somit auch Kosten angefallen sind.
In diesem Fall kann es aber sein, dass die üblichen Hausmeisterarbeiten vom Vermieter selbst in Eigenleistung oder durch eigenes Personal ausgeführt werden. Diese Tatsache muss jedoch entweder im Mietvertrag oder in der Nebenkostenabrechnung hinreichend erläutert sein, damit diese Kosten als erbrachte Sach- und Arbeitsleistungen auch umlagefähig sind (BGH, 14.11.2012, Az.. VIII ZR 41/12).
Wenn der Hausmeister übertragene Arbeiten nicht oder nur mangelhaft verrichtet, ist der Mieter jedoch nicht berechtigt, die anteiligen Hausmeisterkosten nach Erhalt der Abrechnung zu kürzen. Die Kürzung der Hausmeisterkosten im Falle einer Beanstandung erfolgt ähnlich einer Mietminderung. Der Mieter muss die mangelhafte Erfüllung durch den Hausmeister anzeigen und kann dann seine monatlichen anteiligen Vorauszahlungen für den Hausmeister angemessen mindern.
Bei der Position der Hausmeister- bzw. Hauswartskosten in der Nebenkostenabrechnung ist der Vermieter verpflichtet, die Kosten der umlagefähigen Hauswartstätigkeit einerseits und die nicht umlagefähigen andererseits nachvollziehbar in der Abrechnung einzeln aufzuschlüsseln, wenn derartige, nicht umlagefähige Kosten auch Bestandteil der “Hausmeisterkosten” sind. Die nicht umlagefähigen Kosten müssen herausgerechnet werden. Hierzu können auch Kosten für eingesetzte Putzmittel und Maschinen im Rahmen der Haus- und Gebäudereinigung zählen.
Alle Tätigkeiten und Leistungen sollten präzise durch z.B. Protokolle oder Leistungsnachweise dokumentiert werden, damit die Mieter die Höhe der Nebenkosten nachvollziehen können. Wenn der Mieter diese Kosten anzweifelt, ist der Vermieter hier ganz klar in der Beweislast.
Die Kommunikation zwischen Vermieter und den Mietern ist hier besonders wichtig.
Hinweis: Durch Einsicht in die Verträge mit den Dienstleistern und der Rechnungsbelege bzw. Leistungsbeschreibungen des Hausmeisters kann die Richtigkeit des vom Vermieters ausgewiesenen Betrages in der Nebenkostenabrechnung überprüft werden. Sie können gern selbst beim Vermieter Einsicht in die Belege nehmen.
Kosten sparen in der Steuererklärung: Hausmeisterarbeiten zählen zu den sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen, d.h. Mieter können bis zu 20% der Kosten und Aufwendungen in der Einkommenssteuererklärung nach § 35a EStG steuerlich geltend machen.
Als Mieter ist es wichtig, dass Sie die Nebenkostenabrechnung kontrollieren lassen. Hier können Sie sich an MINEKO wenden. Bei MINEKO arbeiten viele Experten, die sich mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung auskennen und Ihnen wertvolle Tipps geben können. Dabei werden auch die Kosten für Hausreinigung, Gebäudereinigung, Putzmittel und Maschinen genau überprüft.
Die Nebenkostenabrechnungen sind kompliziert und es müssen verschiedene rechtliche Vorgaben und Richtlinien beachtet werden. Neben dem Prüfbericht erstellen die Experten auch ein Widerspruchsschreiben, das sich auf die jeweilige Nebenkostenabrechnung bezieht.
Sie sollten bedenken, dass mehr als 80 Prozent der erstellten Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind! Eine Überprüfung ist daher mehr als sinnvoll und Sie können bares Geld sparen.
Als Erstes senden Sie Ihre Nebenkostenabrechnung, den Mietvertrag und alle relevanten Unterlagen an MINEKO. Ein Rechtsexperte wird sich zeitnah um die Prüfung der Nebenkostenabrechnung kümmern.
Beim Nebenkosten-Check werden die aufgeführten Positionen kalkulatorisch, rechtlich und formell überprüft. Kleine Fehler werden im Prüfbericht erwähnt und auch für Laien dokumentiert. Als Mieter erhalten Sie eine genaue Übersicht, wie hoch Ihre Ersparnis ist. Neben der Prüfung geben unsere Experten den Mietern auch wichtige Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen. Die Rechtsexperten werden Sie bei allen Fragen unterstützen und beraten.
Der Prüfbericht ist einfach zu verstehen und transparent geschrieben. Alle Fehler werden für den Mieter und den Vermieter sichtbar und klar erläutert. Neben den Fehlern finden Sie im Prüfbericht auch Ihre Ersparnis. Alle Mängel werden ausführlich begründet, damit Sie Ihren Anspruch beim Vermieter auch durchsetzen geltend machen können.
Falls es zum Rechtsstreit mit dem Vermieter kommt, können Sie sich ebenfalls an die Rechtsexperten von MINEKO wenden. In den meisten Fällen gehen Vermieter nicht dagegen vor, da alle Punkte rechtlich begründet sind.
Wenn der Hausmeister zusätzlich zu den üblichen Hausmeistertätigkeiten Arbeiten am Objekt durchführt, dann wird dieser entweder entlohnt oder bekommt eine Mietminderung, soweit der Hauswart selbst in der Liegenschaft wohnt. Dies gehören dann zu den umlagefähigen Betriebskosten. Der Vermieter kann alle umlagefähigen Betriebskosten nach § 556 BGB auf die Mieter umlegen. Diese Mietminderung oder Entlohnung ist dann so zu behandeln, als ob ein fiktiver Dienstleister die Tätigkeiten ausgeführt hätte und entsprechend bezahlt worden wäre. Die Jahreskosten sind also als Gesamtkosten auf alle Mieter umlegbar.
Alle Mieter profitieren insoweit, als dass die Kosten eines professionellen Dienstleisters höher wären als wenn der Hauswart die Arbeiten ausführt.
Unter Umständen muss aber ein kleiner, pauschaler Abzug bei den Gesamtkosten vorgenommen werden, wenn der „Hausmeister“ auch Verwaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten ausführt. Diese sind gemäß § 1 Abs. 2 BetrKV nicht auf die Mieter umlagefähig.
Auf Mieter umlagefähig sind für den Hauswart/Hausmeister laut § 2 BetrKV Ziffer 14 die Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen. Zu seinen Arbeiten gehören die Reinigung von Treppen, der Winterdienst, die Gartenpflege und die Überwachung technischer Anlagen wie Heizung oder Aufzug.
Auf Mieter als Betriebskosten nicht umlagefähig sind beim Hausmeister/Hauswart u.a. für den Vermieter ausgeführte Verwaltungsaufgaben, Reparaturen, Instandhaltungen, Instandsetzungen, Malerarbeiten sowie Anschaffungskosten für Geräte, Werkzeuge und Material zur Durchführung der Tätigkeiten.
In vielen Wohnobjekten wird der Hausmeister/Hauswart im Rahmen eines Mini- oder Midijobs beschäftigt. Bei einer Vollzeitstelle liegt die Untergrenze des Jahresgehalts bei circa 25.000 Euro. Je nach Region und Qualifikation kann er aber auch das Doppelte verdienen. Dabei ist seitens des Vermieters das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
Die Umlage der Kosten des Hauswarts/Hausmeisters werden laut den im Mietvertrag fixierten Verteilerschlüsseln auf die Mieter umgelegt. Sind keine Verteiler vereinbart, so sind die Kosten laut § 556a Abs. 1 BGB nach der anteiligen Wohnfläche umzulegen. Dabei sind vorab nicht umlagefähige Tätigkeiten (z.B. Wohnungsübergaben) herauszurechnen.
Die Tätigkeit des Hausmeisters/Hauswarts wird vom Eigentümer bzw. der Hausverwaltung kontrolliert. Zweifeln Mieter die Arbeitsleistung oder die Kostenhöhe an, da sie den Hauswart selten sehen, so haben sie das Anrecht auf Einsicht in Stundenzettel und Arbeitsverträge.
Für viele Hausmeister ist im Winter das Räumen und Streuen von Bürgersteigen eine wichtige Aufgabe. Denn die Hauseigentümer unterliegen der Verkehrssicherungspflicht. Im Gegensatz zu beauftragten Dienstleistern für den Winterdienst, können jedoch beim Hausmeister nur tatsächliche Arbeitsleistungen auf Mieter umgelegt werden.
