Was sind nicht umlagefähige Nebenkosten? Alles was nicht auf den Mieter umgelegt werden kann

Was sind nicht umlagefähige Kosten? 

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind Ausgaben, die im Rahmen der Vermietung einer Immobilie anfallen, aber nicht auf den Sie umgelegt werden dürfen. Diese Kosten trägt allein der Vermieter, denn sie haben nichts mit der Bewirtschaftung der Immobilie zu tun. Sie beinhalten in der Regel Verwaltungskosten, Reparaturkosten oder Instandhaltung sowie bestimmte sonstige Betriebskosten, die nicht explizit im Mietvertrag genannt werden.

Dabei gilt, die Instandhaltungskosten darf der Vermieter nicht auf Mieter abwälzen, sondern muss sie in der Regel selbst tragen. Ein Beispiel für solche Instandhaltungskosten ist ein Anstrich der Fassade oder die Renovierung eines Badezimmers. Bei 'sonstigen Betriebskosten' (§ 2 Nr. 17 BetrKV) handelt es sich um Kosten, die nicht in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Diese müssen im Mietvertrag ausdrücklich genannt und als umlagefähig vereinbart werden, damit sie Teil der Nebenkostenabrechnung sind. Wie stark die Belastung der Wohnkosten für Mieter ist zeigt folgende Statistik:

Es ist wichtig, dass Mieter und Vermieter genau verstehen, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht. Unklare oder unkonkrete Kostenpositionen, wie 'Wartung technischer Anlagen', sind nicht umlagefähig, da sie dem Mieter nicht die Tragweite der Kosten verdeutlichen. Auf diese Aspekte gehen wir im folgenden genauer ein.

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Rechtliche Grundlage für umlagefähige Betriebskosten

Es gibt zahlreiche Nebenkosten. Doch welche sind umlagefähig und welche nicht? Nur die Kosten, die explizit im Mietvertrag als umlagefähig bezeichnet werden, dürfen auf Sie umgelegt werden.

Ihr Vermieter hat nicht das Recht, einfach neue Kosten hinzuzufügen oder zu erhöhen, ohne dass dies im Mietvertrag festgelegt ist. § 1 Abs. 1. der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert dies als die regelmäßigen Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Auch Nebengebäude, Anlagen oder Einrichtungen gehören dazu. In diesem Zusammenhang sprechen wir auch von Betriebskosten.

Allerdings sind nicht alle Kosten, die einem Vermieter entstehen, auch als Betriebskosten umlagefähig. So zählen Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten laut § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten.

In § 2 der BetrKV sind 17 verschiedene Arten von Betriebskosten aufgeführt, darunter:

• Grundsteuer
• Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung
• Betriebskosten der Heizung und Warmwasserversorgung
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gartenpflege
• Gebäudereinigung
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Haftpflicht- und Gebäudeversicherung
• Kabelgebühren
• Wäschepflege

Daneben gibt es noch oben genannte sonstige Nebenkosten, die viele nicht mit den Kosten verbinden würden.

Als Mieter haben Sie das Recht auf eine detaillierte Nebenkostenabrechnung, in der die einzelnen Positionen klar aufgeführt und benannt sind. Bei Unklarheiten oder dem Verdacht auf Unvollständigkeit, können Sie nach Erhalt Ihrer Betriebskostenabrechnung von Ihrem Recht der Belegeinsicht Gebrauch machen, um die Höhe der Nebenkosten zu prüfen.

Mineko Experten-Tipp: Halten Sie für diese Zeit, etwaige Zahlungen zurück und legen das Geld beiseite. So kann Sie die Nebenkostenabrechnung nicht überraschen.

Bestehen weiterhin Zweifel über die Richtigkeit der Kosten, steht Ihnen der Weg des Widerspruchs offen. Hierbei unterstützen Sie die Experten von Mineko, denn wir kennen alle Fallstricke in diesem Zusammenhang genau.

Möchte ein Vermieter Neben- bzw. Betriebskosten von seinen Mietern verlangen, muss dies klar im Mietvertrag festgelegt sein. Dazu genügt ein einfacher Verweis auf die BetrKV. Ohne eine solche Vereinbarung im Mietvertrag sind Mieter nicht zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet. Dies gilt auch, wenn keine Vorauszahlungen für Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart sind. In letzterem Fall liegt also eine Inklusivmiete vor, bei der alle Nebenkosten bereits in der Miete enthalten und es bedarf keiner jährlichen Abrechnung. Mehr zum Thema darf der Vermieter erläutern wir in unserem Ratgeber.

Alternativ kann es auch zu einer Betriebskostenpauschale im Rahmen der Vermietung einer Immobilie kommen. Dabei zahlen Sie zusätzlich zur Grundmiete im Vorfeld einen monatlichen Betrag, mit dem alle Nebenkosten abgegolten sind. Selbst wenn die tatsächlichen Nebenkosten diesen Betrag übersteigen, leisten Sie keine weitere Nachzahlung. Die jährliche Abrechnung entfällt. Trotz korrekter Vereinbarung im Mietvertrag, dass Neben- bzw. Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, sind Mieter nicht verpflichtet, alle Kosten zu tragen, die dem Vermieter entstehen. Es dürfen nur die im Mietvertrag explizit als umlagefähig vereinbarten Kosten umgelegt werden.

Liste der gängigen nicht umlagefähigen Nebenkosten

Es gibt einige Kosten, die ein Vermieter nicht auf den Mieter umlegen darf. Dabei gilt, es darf nur umgelegt werden, was regelmäßig kostet und diese müssen vom Vermieter getragen werden. Hier sind einige der gängigsten, nicht umlagefähigen Nebenkosten:

• Verwaltungskosten: Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Hausverwaltung, die Buchführung, den Abschluss von Versicherungen oder die Mitgliedschaft in einer Vermietervereinigung.
• Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten: Das sind Kosten, die für die Erhaltung des Gebäudes anfallen, etwa Reparaturen, Wartungsarbeiten oder Renovierungen. Lässt der Vermieter beispielsweise ein defektes Rohr reparieren oder das Treppenhaus neu streichen, kann er diese Kosten nicht auf den Mieter umlegen, da es sich um einmalige Maßnahmen handelt. Sie dienen der Instandsetzung der Immobilie.
• Kosten für die Anschaffung von Geräten: Kosten für die Anschaffung von Geräten, die dem Gebäude dienen, wie zum Beispiel eine neue Heizungsanlage oder ein neuer Aufzug, sind nicht umlagefähig. Das heißt, diese Kosten fallen nur einmalig an.
• Kosten für die Verbesserung des Wohnwertes: Kosten, die durch bauliche Veränderungen entstehen, die den Wohnwert der Wohnung erhöhen, können nicht auf den Mieter umgelegt werden.
• Rechts- und Beratungskosten: Kosten für Rechtsberatung, Anwaltskosten oder Gerichtskosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen.
• Kosten für die Durchführung von Eigenleistungen: Wenn der Vermieter selbst Arbeiten am Gebäude durchführt, können die Kosten dafür nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Der Vermieter muss bei einer Umlage nachweisen, dass diese Arbeiten regelmäßig auftreten. Durch Ihr Recht, Einsicht in die Belege und Rechnungen zu nehmen, können Sie das wirtschaftliche Handeln des Vermieters überprüfen.

Indem Sie Ihr Recht wahrnehmen, stellen Sie sicher, nicht mehr als nötig zu zahlen. Wenn Sie Zweifel an den in Ihrer Nebenkostenabrechnung aufgeführten Posten haben, sollten Sie diese hinterfragen. Die Experten von Mineko unterstützen Sie beim Einlegen des Widerspruchs.

Verwaltungskosten sind auch nicht umlagefähige Kosten

Schaltet der Vermieter eine Hausverwaltung ein, welche sich um viele Belange von Mietern kümmert, können diese Kosten trotzdem nicht umgelegt werden. Legt Ihr Mietvertrag dies fest, ist diese Klausel unwirksam.

Im Gegensatz dazu stehen die Kosten für einen Hausmeister, welche grundsätzlich umgelegt werden dürfen, sofern durch den Dienst nur kleine Reparaturen vorgenommen werden. Übernimmt der Hausmeister jedoch Aufgaben übernimmt, welche sich auf größere Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten beziehen und er dafür extra entlohnt wird, kann der Vermieter diese Kosten nicht auf die Mieter umlegen.

Weitere Verwaltungskosten:

• Anwaltskosten, Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung
• Kosten für die Buchhaltung
• Mieterbetreuung 
• Kontogebühren, Zinsen für Kredite 
• Instandhaltungsrücklagen
• Reparaturkosten
• Kosten für die Überwachung von Sicherheitsvorschriften
• Abrechnungskosten

Hinweis: Sie ziehen um? Auch die Zwischenablesung und die Nutzerwechselgebühr stellen Verwaltungskosten dar. Der Mieter muss diese Kosten nur tragen, wenn dies explizit im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.

Sonstige Betriebskosten – diese Positionen können anfallen

Gemäß § 2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) können "sonstige Betriebskosten" auf den Mieter umgelegt werden. Allerdings muss der Mietvertrag klar definieren, welche Kosten der Vermieter unter diesem Posten abrechnet. 

Ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH Urt. v. 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03) stellt klar: Während die ersten 16 Punkte der Anlage 3 der BetrKV dem Mieter eine genaue Auflistung der möglichen Nebenkosten bieten, fehlt diese Klarheit bei den "sonstigen Betriebskosten". 

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das zusammen mit der BetrKV die rechtliche Grundlage für Nebenkostenabrechnungen bildet, verpflichtet den Vermieter in § 546 a.F. (jetzt § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB), dem Mieter deutlich zu machen, welche Lasten auf dem Grundstück ruhen und als Betriebskosten abgerechnet werden. Daher ist es notwendig, die "sonstigen Betriebskosten" exakt zu benennen.

Wenn im Mietvertrag nur allgemein von "sonstigen Betriebskosten" die Rede ist, ohne diese konkret zu benennen, gelten solche Kosten nicht vereinbart. Diese Bezeichnung ist zu ungenau, da der Mieter nicht abschätzen kann, welche Kosten auf ihn zukommen. 

Auch in der Nebenkostenabrechnung muss klar sein, welche Kosten unter "sonstige Betriebskosten" fallen. Sie müssen spezifiziert und ihre Beträge ersichtlich sein. Der Mietvertrag bildet dabei die Grundlage für die Umlagefähigkeit.

Beispiel für sonstige Betriebskosten: 

• Dachrinnenreinigung: Dies beinhaltet die Kosten für die Reinigung und Wartung der Dachrinnen des Gebäudes.
• Wartung von Lüftungs-, Brandmelde- und Alarmanlagen: Diese Kosten entstehen durch die regelmäßige Wartung und Überprüfung dieser Systeme, um ihre ordnungsgemäße Funktion sicherzustellen.
• Beleuchtungskosten für Heizungsräume: Diese Kosten werden oft separat vom Allgemeinstrom berechnet.
• Wartung von Feuerlöschern und deren Befüllung: Die Kosten für die Inspektion und Wartung von Feuerlöschgeräten sowie für das Nachfüllen von Löschmitteln können ebenfalls als "sonstige Betriebskosten" angesehen werden.
• Überprüfung der elektrischen Anlage der Mietwohnung: Die Kosten für die Überprüfung und Wartung der elektrischen Anlagen in der Wohnung können auch als "sonstige Betriebskosten" abgerechnet werden.
• Kosten für einen Pförtner oder den Betrieb eines gemeinschaftlichen Pools oder einer Sauna.

Beachten Sie, dass "sonstige Betriebskosten" nicht nur in einem Anhang zur BetrKV aufgeführt sind. Sie können an verschiedenen Stellen im Mietvertrag auftauchen, wie beispielsweise bei Regelungen zur Beendigung des Mietverhältnisses.

Tipps für Mieter im Umgang mit nicht umlagefähigen Kosten

Schon vor Mietbeginn können Sie ein paar Aspekte berücksichtigen, damit die Nebenkosten nicht so hoch ausfallen. Beim Umgang mit nicht umlagefähigen Nebenkosten ist es hilfreich, bereits bei den Vertragsverhandlungen aktiv zu werden. Versuchen Sie, bestimmte Kosten auszuschließen oder zu begrenzen, um zu verhindern, dass diese auf Sie abgewälzt werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die genaue Dokumentation des Zustands der Wohnung bei Einzug. Dies kann später bei Fragen zur Instandhaltung und Reparatur, die oft zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten gehören, von Vorteil sein.

Innerhalb des Mietverhältnisses gilt:

• Bewahren Sie alle Unterlagen auf: Es ist wichtig, alle relevanten Unterlagen aufzubewahren, einschließlich Ihrer Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und jeglicher Korrespondenz mit Ihrem Vermieter. Diese Dokumente können bei eventuellen Streitigkeiten von Nutzen sein. Am besten haben Sie eine digitale Version sowie die Originale.
• Kommunikation ist der Schlüssel: Sprechen Sie mit Ihrem Vermieter, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben. Eine offene und ehrliche Kommunikation kann viele Probleme vermeiden helfen.

Unkonkrete Kostenpositionen – hier sollten Sie aufmerksam werden

Die Betriebskostenabrechnung muss klar und verständlich sein, sodass der Mieter genau weiß, was er bezahlen soll. Unklare Kostenpositionen sind nicht zulässig. Beispielsweise ist eine Vereinbarung über die Übernahme der Wartungskosten für "technische Anlagen" zu ungenau, da hierzu eine Vielzahl von Anlagen zählen können, wie Lüftungs- oder Gegensprechanlagen, Notstromaggregate oder Fahrstühle.

Ähnlich verhält es sich mit dem Posten "Brandschutz". Wenn hiermit die Wartung von Feuerlöschern gemeint ist, muss dies im Mietvertrag und in der Abrechnung konkret benannt sein. Der Begriff "Brandschutz" umfasst viele Aspekte, von Feuerwehranschlüssen über Brandschutztüren bis hin zu komplexen Wärmeabzugsanlagen.

Auch eine zu reduzierte Formulierung kann unkonkret sein. Ein Beispiel hierfür sind Rauchwarnmelder. Ihre Wartung ist gesetzlich vorgeschrieben und in einigen Bundesländern sogar ohne mietvertragliche Vereinbarung umlagefähig. In der Abrechnung darf aber nicht nur "Rauchwarnmelder" stehen, da dies auch eine nicht umlagefähige Miete des Geräts einschließen könnte.

Vermieter müssen alle Kosten für leerstehende Wohnungen selbst tragen. Er darf die Fläche dieser Wohnungen nicht aus der Gesamtfläche herausrechnen, um zu verhindern, dass die anderen Mieter höhere Kosten tragen müssen.

So können Sie Ihre Nebenkosten prüfen lassen!

Einige nicht umlagefähige Nebenkosten, die im Rahmen einer Vermietung auftauchen, finden Sie nur mit viel Erfahrung heraus. Hier kommen die Experten von Mineko ins Spiel, denn wir kennen die aktuelle Rechtssprechung genau und finden Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Lassen Sie darum Ihre Abrechnung von unseren Experten überprüfen. Der Upload Ihrer Dokumente funktioniert in wenigen Schritten und zeitnah erhalten Sie in diesem Zuge einen Prüfbericht sowie ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.