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Jeder Vermieter ist dazu angehalten, regelmäßig eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, denn die Vorauszahlungen, welche vom Mieter für das Abrechnungsjahr geleistet werden, sind nur als Vorleistungen auf die eigentliche Nebenkostenabrechnung zu betrachten. Nur was passiert, wenn Sie als Mieter keine Abrechnung erhalten?
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Für die Zustellung einer Betriebskostenabrechnung hat der Vermieter nach Ablauf des vorherigen Abrechnungszeitraumes zwölf Monate Zeit. Ein Beispiel: Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2022 muss der Vermieter bis zum 31.12.2023 erstellen.
Wenn keine Abrechnung kommt, dann freuen sich Mieter, die zuvor immer nachzahlen mussten, und unzufrieden sind diejenigen, die häufig ein Guthaben erzielten.
Doch ob ein Mieter nun eine Nachzahlung erhalten sollte oder ein Guthaben, kann nur genau ermittelt werden, wenn eine Betriebskostenabrechnung erstellt wird. Mieter tun also gut daran, darauf zu bestehen, dass der Vermieter abrechnet.
Hinweis: Der Abrechnungszeitraum sollte exakt zwölf Monate betragen (365 Tage bzw. 366 Tage bei einem Schaltjahr). Ist der Zeitraum länger oder kürzer, so ist das nur in wenigen Sonderfällen gestattet.
Kommt der Vermieter seiner Pflicht nicht nach, fristgemäß eine Abrechnung zu erstellen, so ist er nicht mehr dazu berechtigt, für die Abrechnungsperiode Nachforderungen an den Mieter zu stellen.
Außerdem ist der Mieter in diesem Fall berechtigt, die Abschlagszahlungen für die laufenden Nebenkosten einzubehalten. Dieses Recht besteht allerdings nur solange, bis der Vermieter dem Mieter eine gültige Nebenkostenabrechnung für die vorherige Abrechnungsperiode vorlegt.
Streng genommen sollte der Mieter sogar von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen, da es ihm sonst im Streitfall vor Gericht zu seinen Ungunsten ausgelegt werden könnte.
Auf die Miete und bereits geleistete Vorauszahlungen hat das jedoch keinen Einfluss. Wenn ein Mieter Abschlagszahlungen für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum nicht geleistet hat, so ist er verpflichtet, diese nachzuzahlen.
Sobald der Vermieter eine gültige Nebenkostenabrechnung vorlegt, sind zurückbehaltene Vorauszahlungen vom Mieter nachzuzahlen. Jedoch hat der Vermieter keinen Anspruch auf Nachzahlungen vom Mieter für den Abrechnungszeitraum, auf welchen sich die Abrechnung bezieht.
Hinweis: Ob eine Abrechnung fristgerecht ist, hängt nicht nur vom Erstellungsdatum einer Abrechnung ab, sondern vor allem vom Datum, wann die Abrechnung bei Ihnen eintrifft.
Gehen Sie als Mieter eher davon aus, bei der Nebenkostenabrechnung Geld durch ein Guthaben zurückzubekommen, so bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als den Vermieter auf die Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung zu verklagen.
Da erst geklagt werden kann, wenn die Abrechnungsfrist verstrichen ist, kann der Vermieter – egal wie der Prozess und alles Weitere verläuft – auf gar keinen Fall mehr Nachzahlungen verlangen. Dafür hätte er rechtzeitig, über die Betriebskosten, abrechnen müssen.
Dem Mieter verbleiben nach dem Ablauf der einjährigen Frist des Vermieters zur Abrechnung 3 Jahre Zeit, seinen Anspruch auf eine gültige Abrechnung vor Gericht geltend zu machen. Danach verjährt der Anspruch des Mieters laut § 195 BGB.
Wenn der Vermieter im Laufe eines Prozesses vor Gericht eine Abrechnung erstellt, so muss er aufgrund seiner Nachlässigkeit trotzdem die Verfahrenskosten tragen. Ein Guthaben für den Mieter, welches sich aus einer zu spät erstellten Abrechnung des Vermieters ergibt, ist dem Mieter umgehend zu erstatten.
Ist der Mieter bereits ausgezogen und der Vermieter unterlässt die Abrechnung, dann ist der Mieter nicht verpflichtet, erst auf Abrechnung zu klagen. Denn bei einem beendeten Mietverhältnis kann der Mieter keine Vorauszahlungen mehr einbehalten und hat deswegen kein Druckmittel gegen den Vermieter.
Auf eine Abrechnung zu klagen, die der Vermieter ganz offensichtlich nicht bereit ist, zu erstellen, wäre daher müßig. Der Bundesgerichtshof hat deshalb ausgezogenen Mietern die Möglichkeit eingeräumt, sofort auf Rückerstattung aller Vorauszahlungen zu klagen.
Auch hier hat der Vermieter während des Prozesses noch die Möglichkeit, eine Betriebskostenabrechnung anzufertigen. Doch sogar wenn der Mieter vor Gericht gewinnt und ihm die Summe aller Vorauszahlungen zugesprochen wird, ist noch nicht Schluss. Auch dann kann der Vermieter immer noch ordnungsgemäß abrechnen und sich auch die Vorauszahlungen nach erfolgter Abrechnung zurückzuholen, indem er wiederum auf Rückerstattung klagt.
Ein praktisches Beispiel: Der Mieter hat im letzten Abrechnungsjahr 1.500 Euro Vorauszahlungen auf Betriebskosten geleistet. Er zieht nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes aus und der Vermieter rechnet nicht über die Nebenkosten ab. Der Mieter klagt sofort auf eine Rückzahlung der gesamten Vorschüsse und bekommt Recht. Der Vermieter besinnt sich daraufhin eines Besseren und erstellt eine Abrechnung. Diese ergibt, dass die anteiligen Betriebskosten des Mieters 1.700 Euro betragen. Hätte der Vermieter rechtzeitig abgerechnet, dann hätte der Mieter 200 Euro nachzahlen müssen. So aber klagt der Vermieter auf eine Rückerstattung der Vorauszahlungen, die er vom Mieter nach erfolgreichem Prozess zurückerhält. Die Nachzahlung bekommt der Vermieter nicht.
Die Gerichte haben hier ein etwas umständliches Konstrukt geschaffen, was es einerseits dem Mieter ermöglichen soll, eine Abrechnung zu erhalten, und andererseits dem Vermieter, seine Ausgaben zu decken. Denn die Ausgaben für Betriebskosten entstehen dem Vermieter in jedem Fall.
Wenn der Vermieter keine Möglichkeit hätte, die Vorauszahlungen zurückzubekommen, dann würde er durch eine nicht erfolgte Abrechnung automatisch darauf verzichten. Diese Situation wollte der Gesetzgeber vermeiden.
Einbehaltene Vorauszahlungen sollten darum immer beiseite gelegt werden und zur Verfügung stehen, um diese wieder zu begleichen. Eine Nachzahlung kann der Vermieter – wie in dem Beispiel erläutert – nicht mehr verlangen, denn die Abrechnungsfrist ist bereits abgelaufen. Ein Guthaben muss er jedoch auszahlen.
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