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Bei einer Nebenkostenabrechnung kann vieles schiefgehen. Selbst erfahrene Vermieter bauen oftmals unwissentlich Fehler ein. Die meisten Mieter nehmen entstandene Nachzahlungen einfach hin, ohne Kosten zu hinterfragen. Betriebskostenabrechnungen sind auch eine komplexe Materie mit einer sich stetig erweiternden Rechtsprechung. Doch was wird eigentlich am meisten falsch gemacht und was sind Ihre Rechte als Mieter? Wir fassen für Sie das Wichtigste zusammen und haben ein Ranking der Top 15 an Fehlern erstellt.
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Zieht ein Mieter aus, bevor der Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung beendet ist, dann zahlt er die Betriebskosten nur anteilig für seinen Nutzungszeitraum.
Häufig wird der korrekte Zeitraum jedoch außer Acht gelassen und der Vermieter stellt dem ausgezogenen Mieter das gesamte Jahr in Rechnung. Das heißt, der Mieter zahlt dann auch die Betriebskosten des Nachmieters oder eines Leerstands aus der Abrechnungsperiode.
Wenn man auszieht und die letzte Nebenkostenabrechnung aus der alten Wohnung bekommt, heißt es also: aufpassen! Für die richtige Abrechnung der Heizkosten und des Warmwasserverbrauchs gelten sogar gesonderte Regeln, da hier sowohl die Grundkosten als auch die Verbrauchskosten getrennt auf den alten und neuen Mieter verteilt werden müssen.
Wird die vorgeschriebene Zwischenablesung für die Heizkostenabrechnung von einer Firma durchgeführt, können gleich zwei Kostenarten entstehen: die der Zwischenablesung und die einer Nutzerwechselgebühr.
Viele Jahre stritten sich Mieter und Vermieter vor Gerichten, wer diese zu zahlen hat, bis der Bundesgerichtshof endgültig entschied. Zwischenablesung und Nutzerwechselgebühren sind Verwaltungsgebühren, die der Vermieter zahlt, falls nicht eine Kostenübernahme des Mieters im Mietvertrag vereinbart wurde.
Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass die Kosten für Heizung und Warmwasserverbrauch nicht richtig umgelegt werden. Denn für die Heizkostenabrechnung, die Teil der Nebenkostenabrechnung ist, gelten die Regeln der Heizkostenverordnung.
Heizkosten und Warmwasser werden danach zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch umgelegt. Innerhalb dieser Spanne kann sich der Vermieter die Verteilung aussuchen. Den anderen Teil stellen die sogenannten Grundkosten dar, die nach Wohnfläche umgelegt werden.
Ein Beispiel: Der Vermieter rechnet 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent Grundkosten ab. Das heißt, der Mieter zahlt 70 Prozent der Heizungs- und Warmwasserkosten je nach Zählerstand der jeweiligen Messgeräte. Die restlichen 30 Prozent zahlt er in Abhängigkeit davon, wie groß seine Wohnung ist.
Hinweis: Wenn weder eine Verbrauchsmessung noch eine Schätzung der Verbrauchskosten möglich ist oder trotz verbrauchsabhängiger Geräte keine Ablesung vorgenommen wurde, muss nach der Mietfläche umgelegt und ein Abzug von 15% gemäß § 12 Abs. 1 HeizKV vorgenommen werden.
Dafür, dass die Müllabfuhr kommt, zahlt der Mieter. Die Umlage der Müllentsorgung kann nach Wohnfläche oder nach Verbrauch geschehen. Das heißt, der Mieter zahlt abhängig davon, wie groß seine Wohnung ist oder je nachdem, wie viel Müll er tatsächlich produziert.
Das Wort “Verbrauch” ist in diesem Zusammenhang für viele irreführend. Um Müll “nach Verbrauch” umzulegen, muss allerdings eine Müllschleuse installiert werden – also eine Vorrichtung, die genau misst, wie viel Müll jeder Haushalt entsorgt.
Mancher Vermieter meint jedoch, dass “nach Personen” dasselbe ist wie “nach Verbrauch”. Die Kostenverteilung nach Personen stellt jedoch keinen Verbrauch dar, denn sie lässt keine Rückschlüsse auf das tatsächliche Verbrauchsverhalten zu. Eine einzelne Person kann genauso viel verbrauchen wie eine sparsame Kleinfamilie.
Zusätzlich müsste der Vermieter nachweisen, dass er über die tatsächliche Anzahl der in den einzelnen Wohnungen lebenden Personen regelmäßig Buch führt. Lediglich die Anzahl der Mietvertragsparteien kann nicht als Grundlage herangezogen werden.
Hinweis: Wenn der Vermieter Müll nach Personenzahl umlegen will, so gilt: Dieser Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart worden sein. Ansonsten muss nach der Wohnfläche umgelegt werden.
Kosten für Rauchwarnmelder, wie deren Installation und Miete, werden gern auf die Mieter als Betriebskosten umgelegt. Das geht jedoch nicht ohne Weiteres.
Umlagefähig sind ausschließlich die Kosten für die Wartung der Rauchwarnmelder, wenn die Wartung im Mietvertrag vereinbart worden ist oder sich die Kostenübernahme aus einer von Bundesland zu Bundesland unterschiedlichen Bauordnung ergibt. Ansonsten muss der Mieter auch die Wartung nicht zahlen.
Manche Vermieter schreiben auch einfach nur „Rauchwarnmelder“ als Position in die Abrechnung. Auch das ist unzulässig, weil daraus nicht klar erkennbar ist, dass keine nicht umlagefähige Miete von Rauchwarnmeldern auf den Mieter umgelegt wird.
Der Einbau von Rauchwarnmeldern kann allerdings vom Vermieter für eine Mieterhöhung genutzt werden, denn er gilt als Modernisierungsmaßnahme.
In der Nebenkostenabrechnung legt der Vermieter einen Verteilerschlüssel zugrunde, um die anteiligen Kosten für jeden Mieter abzugrenzen. Meistens wird für verbrauchsunabhängige Kosten die Wohnfläche als Verteiler genommen, bei vermieteten Eigentumswohnungen sogenannte Miteigentumsanteile.
Verbrauchsabhängige Kosten müssen hingegen nach dem Verbrauch umgelegt werden, wenn der Verbrauch gemessen werden kann. Bei Wasserkosten ist dies durch einen Wasserzähler möglich oder bei Kabelgebühren durch die Anzahl an Wohneinheiten mit einem Kabelanschluss.
Nicht selten vermischen Vermieter aber verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kostenermittlung. Werden z.B. Kaltwasser nach Kubikmetern berechnet, aber Abwasser hingegen nach der Wohnfläche, so ist dies falsch, da der Verbrauch des Abwassers der Menge des Kaltwassers entsprechen müsste.
Verwaltungsausgaben sind nicht auf den Mieter umgelegbar. Dies ergibt sich aus §556a Abs. 1 BGB: "Zu den Betriebskosten gehören nicht die Kosten der Verwaltung des Gebäudes."
Damit sind alle Kosten gemeint, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des Hauses oder der Wohnung anfallen, wie z. B. Portokosten, Aufwendungen für Büromaterial und Einrichtung, Kosten für die Buchhaltung, die Mieterbetreuung, Kontogebühren, Zinsen für Kredite oder Erstellungskosten der Betriebskostenabrechnung.
Oftmals sind Verwaltungskosten aber auch versteckt, wie zum Beispiel beim Hausmeister, falls er Verwaltungsaufgaben übernimmt oder sich hinter der Kostenposition Hausmeister ein viel umfassenderes Facility Management verbirgt, dessen Tätigkeit den Umfang eines für Betriebskosten umlagefähigen Hauswarts übersteigt.
Hinweis: Richtige Sicherheit über die abgerechneten Kosten können Sie erlangen, indem Sie eine Belegeinsicht einfordern. Wir von Mineko integrieren in den für unsere Kunden verfassten Widerspruch eine Belegeinsicht, wenn Sie Kosten anzweifeln.
Bei den Verteilerschlüsseln besteht ein sehr hohes Fehlerpotential. Zumeist wird die Wohnfläche als Grundlage des Verteilerschlüssels gewählt und selbst dort gibt es viele Feinheiten, auf die der Vermieter achten muss.
Die Wohnflächenverordnung gibt zum Beispiel andere Regelungen an als die DIN 277, wie mit bestimmten Orten in der Wohnung bei der Wohnflächenanrechnung zu verfahren ist. Fenstersimse, Dachschrägen, Balkone und Wintergärten müssen richtig in die Wohnflächenberechnung einbezogen werden.
Aber auch ansässiges Gewerbe sollte aus der Gesamtfläche herausgerechnet werden, wenn die Einbeziehung der auf die Gewerbeeinheiten entfallenden Kosten für alle oder einzelne Betriebskostenarten zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnraummieter führen würde.
Hinweis: Bei der Berechnung der Fahrstuhlkosten entsteht häufig ein Fehler, wenn das Erdgeschoss aus der Gesamtfläche herausgerechnet wird, obwohl die dortigen Mieter den Fahrstuhl nutzen können und damit auch deren Kosten tragen müssen.
Zunächst gilt es, in Bezug auf den Abrechnungszeitraum zwischen Länge und Lage zu unterscheiden. Die Länge betrifft die Dauer und diese beträgt laut gesetzlichen Vorgaben stets ein Jahr. Die Lage des Abrechnungszeitraums kann dem Kalenderjahr entsprechen, dies ist jedoch nicht zwingend.
Laut Rechtsprechung kann eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums nur dann einmalig wirksam werden, wenn dessen Lage auf das Kalenderjahr umgestellt wird und dies mit der Zustimmung des Mieters geschieht.
Eine Verkürzung der Länge kann gegebenenfalls auch ohne Erlaubnis des Mieters vorgenommen werden, wenn hierfür sachliche Gründe vorliegen. Eine der häufigsten Gründe ist ein Neubau, der erst mitten im Kalenderjahr bezugsfertig wurde.
Zieht aber ein Mieter aus oder ein und wird darum der Abrechnungszeitraum verkürzt oder gar verlängert, damit sich der Vermieter es einfacher macht, so ist dies nicht rechtens. Die gesamte Abrechnung wäre demnach formell fehlerhaft.
Werden sonstige Betriebskosten (i. S. v. § 2 Nr. 17 BetrKV) abgerechnet, wie zum Beispiel die Wartung von Lüftungsanlagen oder eine Dachrinnenreinigung, so müssen diese im Mietvertrag eindeutig bestimmt worden sein. Oftmals sind sie es nicht, weswegen der Mieter dann diese Kosten nicht tragen muss.
Hinzu kommen Kosten von umlagefähigen Kosten, die nur einmalig anfallen. Wird z.B. ein einzelner Baum aus Verkehrssicherungsgründen oder nachbarrechtlichen Gründen gefällt, liegt eine einmalige Kostenverursachung vor, die nicht umlagefähig ist.
Auch einmalige Anschaffungskosten von z.B. einem Rasenmäher für die Gartenpflege oder von Rauchwarnmeldern für die Wohnung sind nicht umlagefähig, da umlagefähige Kosten im Rahmen eines gewissen Turnus regelmäßig anfallen müssen.
Hinweis: Die Kosten der Neuanschaffung von Wasserzählern sind hingegen auf die Mieter umlegbar, wenn die Kosten der Neuanschafgung günstiger als die Eichung von Wasserzählern ausfallen.
Sollte eine Wohnung leer stehen, fallen trotzdem laufende Kosten an. Diese hat der Vermieter selbst zu tragen und muss dies in seiner Abrechnung berücksichtigen.
Die Kosten eines Leerstands werden dazu derart veranschlagt, als wenn die Wohnung ganz normal genutzt werden würde. Der Grund: Nur so werden die noch vorhandenen Mieter nicht durch Leerstand zusätzlich belastet.
Bei der Umlage nach Wohnfläche darf demnach die Gesamtfläche nicht um den Leerstand gekürzt werden, sondern muss weiterhin Bestandteil dieser sein. Bei der Kostenverteilung nach Personen bekommt die leerstehende Wohnung eine fiktive Person bei der Gesamtumlage hinzugerechnet.
In vielen Wohnhäusern befinden sich neben privaten Mietern auch gewerblich genutzte Mietflächen. Gewerbe wie z.B. Friseure haben oftmals deutlich höhere Verbräuche als die normalen Mieter. Aber nicht nur die verbrauchsabhängigen Betriebskosten sind höher, sondern auch verbrauchsunabhängige wie Grundsteuer und Versicherungen.
Damit bei anteilig umgelegten Nebenkosten die privaten Mieter nicht die übermäßig aufkommenden Kosten des Gewerbes mittragen müssen, hat bei deutlich höheren Kosten durch Gewerbe ein Vorwegabzug zu erfolgen.
Dies kann geschehen, indem die Quadratmeter des Gewerbes aus der Gesamtfläche der Immobilie herausgerechnet und separat veranschlagt werden. Auch die Unterteilung in unterschiedliche Nutzergruppen ist möglich. Da dies aber einen höheren Verwaltungsaufwand darstellt, machen dies leider viele Vermieter nicht.
Die Reparaturkosten zählen wie die Verwaltungskosten nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und sind mit der Miete bereits abgegolten. Oftmals finden aber Mieter diese Nebenkostenposition nach einer eingehenden Prüfung in ihrer Abrechnung wieder.
Beispiel: Der Zaun des Mietshauses wurde durch einen Sturm beschädigt. Hier darf der Vermieter die Kosten nicht auf den Mieter umlegen, da diese nur einmalig anfallen und daher als Reparatur zählen.
Beauftragt der Vermieter jedoch jährlich oder in anderen regelmäßigen Abständen eine Firma, die den Zaun instand hält, sprich von Moos befreit oder Ähnliches, kann der Vermieter diese Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umlegen. Voraussetzung ist, dass die Arbeiten wirtschaftlich durchgeführt werden, also nicht zu häufig und nicht von einer zu teuren Firma.
Hinweis: Kleinere Reparaturen von Gebäudebestandteilen, die dem Kontakt oder Gebrauch des Mieters ausgesetzt sind, können ausnahmsweise auf die Mieter umgelegt werden, wenn eine sogenannte "Kleinreparaturklausel" im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.
Die verschiedenen Positionen, die der Mieter durch die Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt bekommt, müssen in jedem Fall mietvertraglich vereinbart sein. Ist im Mietvertrag schlicht von zu tragenden “Betriebskosten” die Rede, so sind zumindest die Betriebskosten laut der aktuellen Betriebskostenverordnung umlagefähig.
Gibt es aber in einem Mietvertrag eine Aufzählung der Betriebskosten, so gilt diese als abschließend und nur die dort genannten Nebenkosten als wirksam vereinbart.
Unklare Bezeichnungen wie “Wartung technischer Anlagen” sind ebenfalls nicht umlagefähig, da sie sowohl im Mietvertrag als auch in einer Betriebskostenabrechnung nicht die genauen Anlagen definieren und so die Kosten transparent dem Mieter vor Augen führen.
Der Mieter muss anhand der Bezeichnung in der Abrechnung und etwaigen Erläuterungen in der Lage sein, die abgerechneten Kosten einer Nebenkostenart eindeutig zuordnen zu können. Wenn dies nicht möglich ist, dann muss der Mieter für diese Kosten keine Zahlung leisten und diese wären dann herauszurechnen aus der Nebenkostenabrechnung.
Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln. Übertritt er diese Frist, sind eventuelle Nachforderungen nicht mehr rechtswirksam. Prüfen Sie hier ob Ihre Abrechnung fristgerecht zugestellt wurde und ob Sie noch Widerspruch einlegen können.
Der Mieter hat dann keine Verpflichtung mehr, eine Nachzahlung zu begleichen. Anders verhält es sich bei Guthaben: Das Recht auf eine Rückzahlung bleibt auch nach Verstreichen der Frist gültig. Mieter können auch dann noch Anspruch darauf erheben.
Die korrekte Überprüfung einer Nebenkostenabrechnung ist eine komplexe Angelegenheit. Laden Sie deshalb Ihre Abrechnung bei uns hoch und lassen Sie Ihre Nebenkosten durch unsere Experten überprüfen. Sie erhalten zeitnah einen individuellen Prüfbericht, dem ein personalisiertes Widerspruchsschreiben beiliegt, das Sie Ihrem Vermieter zustellen können. 9 von 10 Abrechnungen sind fehlerhaft.
