In einem Gewerbemietvertrag lassen sich zahlreiche Nebenkosten vereinbaren, die der Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umlegen kann. Eine der wichtigsten Nebenkosten sind die der Hausverwaltung, wofür immer öfter die englische Bezeichnung Property Management verwendet wird. Was Gewerbemieter über die Arbeit und Umlagefähigkeit des Property Managers wissen müssen, erklären wir in diesem Artikel.
Prüfung der Position Property Management ist wichtiger Bestandteil der Nebenkostenprüfung.
Das Property Management entspricht der technischen und kaufmännischen Hausverwaltung und umschließt laut Betriebskostenverordnung (BetrKV § 1 Ziffer 2 Abs. 1) die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, sowie den Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit.
Eine Definition aus der Sicht des Vermieters/Eigentümers wäre die, dass ein Property Manager sich darum kümmert, dass die Immobilie für die Rendite optimiert bewirtschaftet wird, indem Ausgaben eingedämmt und wirtschaftliche Risiken reduziert werden, wobei gleichzeitig die Bedürfnisse der Mieter erfüllt werden und sie dadurch ihre Mietverträge verlängern.
Diese Verwaltungskosten lassen sich nicht auf den Wohnraummieter umlegen, bei Gewerbemietern ist jedoch mittels einer mietvertraglichen Vereinbarung eine Umlage rechtens. Eine höhenmäßige Begrenzung der zu tragenden Kosten (Kappung) ist dabei nicht erforderlich. Gibt es jedoch eine Deckelung von Kosten, so muss sie eingehalten werden.
Hinweis: Basis der Kappungsgrenze ist meistens die Jahresnettokaltmiete. Für unsere Gewerbekunden überprüfen wir dabei jede einzelne Berechnung des Vermieters exakt auf den Cent-Betrag, gerade auch da Kappungen in Nebenkostenabrechnung oftmals in ihrer Berechnung dem Gewerbemieter nicht dargelegt werden.
Ist in einem Mietvertrag die Hausverwaltung vereinbart, ist auch das Property Management umlagefähig. Ebenso andersherum. Oftmals werden aber auch konkret die Kosten der technischen und kaufmännischen Hausverwaltung als Nebenkosten vereinbart.
Die technische Hausverwaltung wird auch technisches Property Management genannt und ist z.B. zuständig für die Vergabe von Instandhaltungs- /Instandsetzungs- oder Wartungsarbeiten an Handwerker, wobei sie die Aufträge überwacht, koordiniert und bezahlt. Der Technical Property Manager kümmert sich daher auch vor allem um die Verwaltung technischer Anlagen.
Die kaufmännische Hausverwaltung entspricht dem kaufmännischen Property Management. Hier geht es um die klassische Verwaltung des Gebäudes. Auch das Erstellen der Nebenkostenabrechnung für die Gewerbemieter ist eine Verwaltungstätigkeit des kaufmännischen Property Managers.
Der technische und der kaufmännische Property Manager/Hausverwalter arbeiten dabei Hand in Hand. Daher ist oft im Mietvertrag eine Vereinbarung für beide aufzufinden. Die eine Art der Verwaltung überwacht und kontrolliert nötige Erhaltungsarbeiten am Gebäude, die andere kümmert sich primär um die Mieterinteressen.
In der Praxis sieht das so aus: Wenn ein Lichtschalter defekt ist, ruft der Mieter den kaufmännischen Verwalter an, der wiederum einen Mitarbeiter zum Mieter schickt, um den Schaden zu überprüfen. Ist der Lichtschalter defekt und muss repariert werden, vergibt der technische Verwalter dann den entsprechenden Auftrag an ein Unternehmen.
Hinweis: Im Gegensatz zu den Verwaltungskosten müssen Instandsetzungskosten gekappt werden. Fallen Kostenpositionen auf, wie z.B. Wartungen, die besonders hoch sind, integrieren wir im für unsere Kunden verfassten Widerspruchsschreiben eine Belegeinsicht, um versteckte Instandhaltungen zu entlarven.
Das Property Management ist eine sehr oft bei Gewerbemietern abgerechnete Kostenarten. Bei der Umlagefähigkeit jeder Nebenkostenart hängt vieles von den sehr langen Mietverträgen ab, wo jede Passage genau studiert werden muss – und das im Abgleich mit der aktuellen Rechtsprechung!
Wenn auch Sie wissen wollen, ob bei Ihnen alles richtig gemacht wurde, treten Sie mit uns in Kontakt. Einige unserer großen Gewerbekunden erzielen dadurch regelmäßig Ersparnisse im fünfstelligen Bereich. Der Upload der Dokumente funktioniert in wenigen Schritten und zeitnah erhalten Sie einen Prüfbericht sowie ein Widerspruchsschreiben, das die Fehler ausgewiesen hat.
