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Die Heizkosten stellen in der Nebenkostenabrechnung meist den größten Risikofaktor dar und verursachen oftmals hohe Nachzahlungen. Die warmen Nebenkosten steigen von Jahr zu Jahr, da die Preise für Öl und Gas in die Höhe schnellen sowie der ganze Energiesektor auf Nachhaltigkeit umgestellt wird. Doch es lohnt sich, seine Heizkostenabrechnung genauer anzusehen, denn oftmals sind Fehler in der Abrechnung enthalten, die die Mieter zusätzlich belasten. Worauf Sie achten müssen und wie Sie einen Widerspruch bei Ihrem Vermieter einlegen, erklären wir hier.
Prüfung der Heizkostenabrechnung ist Bestandteil der Nebenkostenprüfung.Jetzt Nebenkostenabrechnung prüfen lassen »
Vermieter müssen bei einer Ölheizung aufführen, wie hoch der Anfangs- und Endbestand war und wann die Lieferungen jeweils stattgefunden haben. Denn nach der Bestimmung des § 7 Abs. 2 der Heizkostenverordnung darf nur die in dem Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchte Ölmenge bzw. deren tatsächliche Kosten abgerechnet werden.
Die Ermittlung des Heizölrests bzw. die Ermittlung der in die Jahreseinzelabrechnungen einzustellenden Brennstoffkosten stellt sich wie folgt dar. Bei gasbetriebenen Anlagen ergeben sich die Kosten aus den Abschlags- bzw. Schlussrechnungen des Lieferanten. Anders ist es bei ölbetriebenen Anlagen. Hier ergibt sich der Verbrauch aus der Differenz zwischen Anfangsbestand und Zulieferung abzüglich des Endbestands.
Beispielrechnung
Eine Schätzung des Ölbestands, ob zu Beginn oder zum Ende der Heizperiode, ist nicht zulässig. Die Bewertung des Restbestandes an Heizöl erfolgt auf Grundlage der DIN 4713 Teil 5 nach dem FIFO-Verfahren (first in / first out). Diese Berechnungsart basiert auf der Festlegung, dass die zuerst vorhandene Ölmenge auch zuerst verbraucht wird, also immer nach der Reihenfolge der Tankungen/Lieferungen.
Das Heizöl, das als Restbestand am Ende der Abrechnungsperiode noch im Tank vorhanden ist, stammt also aus der oder den letzten Tankungen. Auf diese Annahme beruhend wird der Wert des Restbestandes an Heizöl auch aus der oder den letzten Tankungen in Ansatz gebracht.
Für eine rechtssichere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung besteht die Pflicht, alle in den Abrechnungszeitraum fallenden Lieferungen mit Datum, Menge, Einzel- und Gesamtpreis aufzulisten. Der Mieter muss die Aufstellung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können.
Bei den Heiz- und Warmwasserkosten müssen Vermieter zudem darauf achten, dass sie mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent der angefallenen Kosten nach gemessenem Verbrauch und die restlichen 30 bis 50 Prozent nach der Wohnfläche oder dem umbauten Raum berechnen.
Ein Grund, warum nicht alles nach Verbrauch abgerechnet wird, liegt darin, dass auch Mieter, die nicht heizen, an der Heizung anderer partizipieren. Dies geschieht zum Beispiel über Heizungsrohre, die durch die Wohnung gehen, oder über die Wände, die Wärme zur Nachbarwohnung weiterleiten.
Sind der genaue Prozentsatz der Grundkosten und Verbrauchskosten in einem Mietvertrag genannt, so müssen auch die anteiligen Kosten nach diesem Prozentsatz berechnet werden. Änderungen müssen vom Vermieter angekündigt und vom Mieter akzeptiert werden.
Wohnt der Vermieter mit dem Mieter in einem Objekt, das nur aus zwei Wohneinheiten besteht, kann aber auch nur nach Verbrauch abgerechnet werden, wenn der Mietvertrag dies geregelt hat, sonst jedoch nicht.
Wird nur nach der Wohnfläche abgerechnet, da z.B. es keine Messgeräte gibt oder weil diese defekt waren, muss ein Abzug von 15% vorgenommen werden. Sehr viele Vermieter beherzigen dies nicht – oder erst, wenn der Mieter dies weiß und Widerspruch einlegt.
Hinweis: Man sollte sich immer jede Seite einer Heizkostenabrechnung genau ansehen, denn auf den letzten Seiten kann man manchmal entdecken, dass geschätzte Verbräuche nach der Wohnfläche berechnet wurden, was ebenfalls einen 15% Abzug bedingt.
Wenn Messgeräte für die Erfassung des Wärme- und Warmwasserverbrauchs defekt sind, dann darf ausnahmsweise eine Verbrauchsschätzung gemäß § 9a Abs. 1 HeizKV erfolgen. Eine wiederholte Schätzung der Verbrauchswerte ist aber unzulässig, wenn bereits in den beiden Jahren zuvor wegen defekter Zähler geschätzt wurde.
Denn hier werden die zugrunde gelegten Werte immer ungenauer (LG Hannover, Urteil vom 02.12.2010, Az.: 8 S 15/10). Wenn die Voraussetzungen einer Verbrauchsschätzung nicht vorliegen, dann sind die Heiz- und Warmwasserkosten zu 100% nach anteiliger Fläche zu verteilen und – wie bereits erwähnt – Abzug von 15% gemäß § 12 HeizKV vorzunehmen.
Hinweis: Die Regelung zur Verbrauchsschätzung findet auf Kaltwasser generell keine Anwendung, weil die Heizkostenverordnung hier nicht gilt. Die Kaltwasserkosten sind bei defekten Messgeräten immer nach der anteiligen Wohnfläche zu verteilen – es sei denn, der Vermieter kann laut Mietvertrag die Kosten z.B. auch nach der Personenanzahl verteilen.
Aber nicht nur Vermieter, sondern auch Mieter sind bezüglich der Heizkostenabrechnung bestimmten Pflichten unterworfen. Sind noch keine fernablesbaren Messgeräte installiert, sind Mieter verpflichtet, dem Heizungsableser Zugang zur Wohnung zu gewähren.
Kommen Mieter dieser Pflicht trotz mehrfacher Erinnerung nicht nach, müssen sie für den Folgetermin selbst bezahlen. Außerdem kommt es dann wieder zu einer Schätzung des Verbrauchs.
Werden Kosten für eine Schätzung direkt in Rechnung gestellt, können diese auch bereits bei Gesamtkosten aufgeführt und damit doppelt berechnet sein. Mieter sollten allerdings auch sonst eine Schätzung vermeiden, denn das Ergebnis einer Schätzung ist in der Regel unvorteilhaft.
Wesentlich mehr ins Gewicht fällt jedoch, wenn Kosten zu unrecht abgerechnet werden, da es Kosten sind, die der Vermieter zu tragen hat. Das sind entweder Verwaltungskosten oder Kosten, die nicht regelmäßig entstehen.
Als Verwaltungskosten wären da die Abrechnungskosten zu nennen. Zwar dürfen Kosten für die Erstellung der Kaltwasser-, Heiz- und Warmwasserabrechnung sind gemäß § 2 BetrKV auf Mieter umgelegt werden, doch oftmals lassen “kleine” Vermieter auch von der Heizkostenabrechnungsfirma die nicht verbrauchsabhängigen Kosten berechnen.
Dies ist nicht legitim, da es wiederum Verwaltungskosten i. S. v. § 1 Abs. 2 BetrKV sind, welche bei Wohnraum nicht umlegbar sind. Ebenso stellen Zwischenablesung und die Nutzerwechselgebühr Verwaltungskosten dar, die grundsätzlich vom Vermieter zu tragen sind. Der Mieter muss diese Gebühren, welche durch Ein- oder Auszug entstehen, nur begleichen, wenn dies explizit im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.
Und was Vermieter in keiner Weise bei Wohnraum auf ihre Mieter umlegen dürfen, sind Reparaturarbeiten oder Instandhaltungen – Kosten, die richtig ins Geld gehen können. Diese einmaligen Ausgaben, welche in einer Abrechnung manchmal gar als umlagefähige Heizungswartungen deklariert werden, lassen sich für Mieter oftmals nur durch eine Belegeinsicht entdecken.
Hinweis: Wenn Sie als Mieter Kosten anzweifeln, haben Sie ein Anrecht auf Einsicht in Belege und Verträge. Wir fügen diesen Wunsch nach Belegeinsicht in das für unsere Kunden verfasste Widerspruchsschreiben ein.
Für die Nebenkostenabrechnung hat ein Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums 12 Monate Zeit, um die Abrechnung seinem Mieter zukommen zu lassen. Erhält ein Mieter seine Abrechnung erst nach Ablauf dieser Frist, sind etwaige Nachzahlungsforderungen unwirksam. Guthaben müssen jedoch ausgezahlt werden und verlieren ihre Gültigkeit erst nach drei Jahren.
Darüber hinaus sind der Abrechnung- und Nutzungszeitraum elementar für die anteilige Kostenermittlung. Der Abrechnungszeitraum muss exakt ein Jahr umfassen – nicht mehr, nicht weniger. Nur sehr spezielle Fälle, wie der Bezug eines Neubaus oder die Umstellung des Abrechnungszeitraums auf das Kalenderjahr, gestatten Ausnahmen.
Zieht ein Mieter ein oder aus, darf daher auch kein Abrechnungszeitraum verkürzt werden. Zudem müssen die anteiligen Grundkosten nur für den Nutzungszeitraum berechnet werden. Hierbei wird meistens nach Gradtagen gerechnet, welche die heizintensiven Monate besser berücksichtigen. Es ist jedoch keine Pflicht, dass Vermieter Gradtage verwenden.
Nach dem Erhalt der Abrechnung haben wiederum Mieter eine Frist von 12 Monaten, in welcher sie Widerspruch gegen die Abrechnung einreichen können. Kommt einem die Heizkostenabrechnung also zu hoch vor oder bestehen Zweifel, kann man sich durch eine Prüfung Gewissheit verschaffen.
Zunächst ganz wichtig: Wenn Sie bereits eine Nachzahlung für eine Heizkostenabrechnung geleistet haben, bedeutet dies nicht, dass Sie die Abrechnung ihres Vermieters stillschweigend akzeptiert haben. Auch wenn ein Mieter eine mögliche Nachzahlung schon geleistet hat, kann er die Abrechnung später immer noch beanstanden.
Dafür hat ein Mieter nach dem Erhalt seiner Nebenkostenabrechnung, welche Bestandteil einer Heizkostenabrechnung ist, jeweils 12 Monate Zeit. Sollte daher ein Mieter bereits beim Erhalt seiner Abrechnung das Gefühl haben, die Abrechnung sei zu hoch, empfiehlt sich in jedem Fall eine Zahlung unter Vorbehalt. Der Vermerk “unter Vorbehalt” beim Verwendungszweck reicht dazu auf dem Überweisungsträger aus.
Wovon Mieter in jedem Fall Abstand nehmen sollten, ist eine geforderte Nachzahlung nach Erhalt der Abrechnung einfach gar nicht zu leisten. Nach Zugang der Abrechnung ist der Mieter verpflichtet, eine mögliche Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen zu begleichen. Macht er dies nicht, verhält er sich pflichtwidrig.
Wird ein Widerspruch beim Vermieter eingereicht, sollte dies schriftlich erfolgen und muss vom Mieter mit klaren Beschwerdepunkten dargelegt werden. Die reine Behauptung, die vom Vermieter erstellte Abrechnung sei falsch, reicht für einen gültigen Widerspruch nicht aus. Verdächtigungen oder Allgemeinplätze haben keinen Platz.
Beauftragen Sie uns, Ihre Abrechnung zu überprüfen, erstellen unsere Rechtsexperten für Sie ein personalisiertes Anschreiben. Im für unsere Kunden verfassten Widerspruch als auch im Prüfbericht belegen wir unsere Argumentation stets mit der aktuellen Gesetzeslage und Rechtsprechung. Der Umfang des Prüfberichtes umfasst rund 24 bis 30 Seiten.
Eine falsche Erstellung der Heizkostenabrechnung ist für den Laien auf den ersten Blick meist nicht auszumachen. Ein Widerspruch und eine Prüfung können deutliche Ersparnisse erbringen. Unsere Experten von Mineko finden schnell heraus, ob Fehler bestehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel zahlen. Der Upload Ihrer Dokumente dauert nur wenige Minuten und Sie erhalten dann zeitnah einen Prüfbericht und ein für Sie verfasstes Widerspruchsschreiben.
